Registro Riepilogativo Meeting

Il processo, passo per passo

1. Richiesta — il Referente scrive o chiede alla Reception per organizzare un evento.
2. Invio link — la Reception invia al Referente il modulo Prenotazione Sala (pulsante qui sotto), indicando quale sala sia disponibile.
3. Ricezione richiesta — quando la prenotazione compare in Prenotazioni Sala, dal pulsante 🔗 sulla sua riga si copia il link di Adesione già precompilato (data, sala, referente, orari, pranzo) e si consegna al Referente, che lo gira ai partecipanti. In alternativa ▦ mostra il QR da inquadrare e 📋 copia un riepilogo dell'evento pronto da incollare in una mail.
4. Compilazione — il partecipante compila il modulo (presenza, pranzo, allergie).
5. Ricezione adesioni — le adesioni arrivano in Adesioni Meeting, già divise per evento (data + referente + sala) e in ordine alfabetico. Se è previsto il catering, si contrassegnano i nominativi con ✓ e si genera il PDF delle schede per il fornitore.

🖨️ Prima dell'evento: stampa il foglio presenze

Filtra per data evento e premi Stampa presenze: ottieni l'elenco dei partecipanti attesi, con pranzo e allergie. Va stampato e consegnato all'addetto alla gestione delle emergenze. Il motivo è concreto: gli ospiti esterni non risultano in nessun sistema aziendale, quindi in caso di evacuazione nessuno saprebbe che erano in sede. Il foglio serve per l'appello nominale al punto di raccolta e per dire ai soccorritori se qualcuno è ancora dentro (D.Lgs. 81/2008 artt. 18 e 43; D.M. 2 settembre 2021 — piano di emergenza ed evacuazione).

👥 Durante l'evento: registrazione presenze

Nella colonna PRES. un clic segna chi arriva (○ diventa ✅). Le presenze sono condivise fra le postazioni: si può fare il check-in in due contemporaneamente, anche da tablet o telefono. Funziona solo aprendo il Registro dal sito online, non dal file sul computer. Durante l'accoglienza conviene abbassare l'auto-refresh a 15–20 secondi (icona ⚙), e riportarlo a 60 al termine.

🔎 Trovare e controllare

• Filtri — per data evento e per referente, più la ricerca libera. Il tasto ✕ azzera entrambi i filtri.
• Ordinamento — clic su un'intestazione di colonna per ordinare (secondo clic inverte, terzo ripristina il raggruppamento per evento).
• Selezione rapida — la casella in cima alla colonna ✓ contrassegna tutte le righe visibili in un colpo solo.

⚠️ Segnalazioni automatiche accanto al nome

• 👥 nominativo già presente per lo stesso evento (iscrizione doppia).
• 👥? nome molto simile a un altro: probabile errore di battitura, da verificare.
• ⚠ adesione senza una prenotazione sala corrispondente per quella data.
• ⇄ e ⟲ il Registro ha raddrizzato da solo un nominativo scritto male (caselle invertite o cognome spezzato). Passando il mouse si vede com'era stato scritto.
• Le allergie sono evidenziate in rosso: è il dato più delicato per l'ordine al catering.